การจัดการสินค้าคงคลัง ใน quickbooks

+

การจัดการสินค้าคงคลังใน QuickBooks เฮคเตอร์การ์เซียเมื่อวันที่ 19 พฤศจิกายน 2012 และ middot; ฉันได้ทำ QuickBooks การฝึกอบรมเป็นเวลาหลายปีและสิ่งที่ยากที่สุดในการสอนในชั้นเรียน QuickBooks ของฉันคือการจัดการสินค้าคงคลัง บทความนี้ผมเขียนตรัสรู้, Inc ผู้ผลิตของ QuickBooks สำหรับเอกสารพฤศจิกายน 2012 ไม่นานหลังจากการเปิดตัวขององค์กร QuickBooks 13 โวลต์ ธุรกิจที่จัดการสินค้าคงคลังรู้ว่าการจัดการสินค้าคงคลังจะสร้างหรือทำลายธุรกิจ ในตลาดโลกวันนี้การแข่งขันที่หนักและซัพพลายเออร์ผู้ซื้อทั้งหมดจะถูกเชื่อมต่อกับอินเทอร์เน็ต อัตรากำไรขั้นต้นในวันที่ได้รับสินค้าที่มีขนาดเล็กและขนาดเล็กในแต่ละปี สินค้าคงคลังการจัดการอาจมีค่าใช้จ่ายจำนวนมากเช่นค่าใช้จ่ายในคลังสินค้าพนักงานคลังสินค้า, พนักงานดูแลระบบการทำการทำบัญชีและการจัดการเอกสารการเน่าเสียค่าใช้จ่ายในการจัดส่งสินค้าและการรักษาความปลอดภัยการควบคุมสินทรัพย์อุปกรณ์ในการจัดการสินค้าคงคลังเป็นต้น เมื่อธุรกิจเริ่มต้นขนาดเล็กก็มักจะเป็นเรื่องง่ายที่จะจัดการกับปริมาณสินค้าคงคลังเมื่ออยู่ในระดับต่ำและการขายส่วนใหญ่จะทำกับ "just-in-time" สินค้าคงคลังซึ่งหมายความว่าเพียงซื้อเมื่อลูกค้าสั่งซื้อ อย่างไรก็ตามขนาดกลางที่ประสบความสำเร็จมากที่สุดและเจ้าของธุรกิจขนาดใหญ่จะสารภาพว่ามันจะเป็นไปไม่ได้ที่จะเพิ่มขนาดของธุรกิจของตนอย่างมีนัยสำคัญโดยไม่ต้องปรับปรุงสินค้าคงคลังวิธีการที่มีการจัดการ บริษัท เช่น Amazon และ Wal-Mart แอตทริบิวต์ความสำเร็จในการจัดหาบนรอยของการจัดการห่วงโซ่: ต้นทุนสินค้าที่ต่ำมีปริมาณที่เหมาะสมของหุ้นที่จะจัดการกับความต้องการการหมุนเวียนสินค้าคงคลังสูงขายรวดเร็วและมีประสิทธิภาพการปฏิบัติตาม แต่ธุรกิจขนาดเล็กและการเจริญเติบโตบางครั้งไม่สามารถทำให้การเปลี่ยนแปลงที่เป็นธุรกิจขนาดใหญ่ส่วนใหญ่เนื่องจากความท้าทายในการจัดการสินค้าคงคลัง ที่เป็นหัวใจของทั้งหมดนี้เป็นระบบ ในโลกปัจจุบันระบบนี้จะประกอบด้วยการบูรณาการกระบวนการทางธุรกิจและมีห้องน้ำในระบบคอมพิวเตอร์ที่มีประสิทธิภาพในการจัดการการบัญชีและสินค้าคงคลัง "ผมเป็นเด็กมักจะพยายามที่จะทำเจ้าชู้ได้ ผมยืมเงินดอลลาร์จากพ่อของฉันเดินไปที่ร้านขนมเงินซื้อดอลลาร์มูลค่าของขนมตั้งบูธของฉันและขายขนมสำหรับคนละห้าเซ็นต์ กินครึ่งสินค้าคงคลังของฉันทำ $ 2.50 ให้พ่อของฉันกลับมาดอลล่าของเขา " คน Fieri - เครือข่ายอาหาร มีบางเรื่องราวความสำเร็จที่ยิ่งใหญ่ของการทำธุรกิจที่มีการเปลี่ยนแปลงเช่นคาร์ลอกับนายกรัฐมนตรียาสูบ จำกัด คาร์ลอเป็นเจ้าของธุรกิจค้าส่งและการจัดจำหน่ายซิการ์ในแทมปา, ฟลอริด้า เริ่มต้นเป็นซิการ์แฟนและมีเพื่อน ๆ หลายคนในวงการที่เขาพบกันในบาร์ซิการ์จำนวนมากในแทมปา ก่อนที่จะเริ่มธุรกิจของเขาเขาเป็นผู้จัดการฝ่ายสินค้าคงคลังในผู้ส่งออกอิเล็กทรอนิกส์ขายส่งขนาดใหญ่ ในท่ามกลางความพยายามของผู้ประกอบการของเขาเขาไม่เคยมุ่งเน้นไปที่การตั้งค่าระบบสินค้าคงคลังที่แข็งแกร่งหรือการควบคุมบัญชีเป็นจำนวนเงินที่ครอบงำของคำสั่งซื้อใหม่จับเขาด้วยความประหลาดใจ ที่จุดเริ่มต้นมันคือทั้งหมดที่เกี่ยวกับการปฏิบัติตามคำสั่งและการประชุมคาดหวังของลูกค้า ภายในเวลาสองปีของการเริ่มต้นธุรกิจของเขาเขาพบว่าตัวเองอยู่ในสถานการณ์ที่น่าสนใจ: บริษัท ได้หักเครื่องหมายแบ่งแม้ยอดขายเริ่มต้นได้รับการขนาดใหญ่และซับซ้อนมากขึ้นคุณภาพของผลิตภัณฑ์ที่ได้รับการเรียกร้องมากขึ้น ... แต่ที่สำคัญที่สุดคือเขาตระหนักว่ามากที่สุด ขายทำกำไรที่เมื่อเขาขายสินค้าคงคลังที่เขามีอยู่ในสต็อก ธรรมชาติของตลาดที่จ่ายพรีเมี่ยมที่จะได้รับสินค้าในขณะนี้เมื่อเทียบกับการ backorders ลูกค้าต้องรอ 2 สัปดาห์ ดังนั้นคาร์ลตัดสินใจที่จะรับโกดังขนาดใหญ่ลงทุนในอุปกรณ์ควบคุมอุณหภูมิเพื่อให้สามารถเก็บผลิตภัณฑ์ที่สดใหม่สำหรับสัปดาห์ที่ผ่านมาและเพิ่มผลกำไรของเขาในการขาย (และอาจได้รับการขายใหม่) จากลูกค้าที่ต้องการสินค้าทันที ด้วยระดับรายการซอฟต์แวร์บัญชีที่มีระบบสินค้าคงคลังคู่มือมากที่เป็นลำบากมาก แต่ทำให้เขาเชื่อมั่นว่าคำสั่งซื้อและการซื้อที่ไม่เคยลดลงผ่านรอยแตก ท่ามกลางความท้าทายอื่น ๆ ลูกค้าขายส่งของเขานอกจากนี้ยังมีในขณะนี้อีกต่อไปขอเครดิตเทอมซึ่งทำให้บัญชีการจัดการลูกหนี้สำคัญมากยิ่งขึ้นและบางส่วนสำหรับลูกค้ารายย่อยของเขาถูกขอฝากขายสินค้าคงคลังเพื่อให้การสิ้นสุดของลูกค้าที่จะซื้อมากขึ้น ยังคงมีความเสี่ยงของสินค้าคงคลัง perishability เมื่อนั่งอยู่ในคลังสินค้านานเกินไปและเขาได้เรียนรู้วิธีที่ยาก คำสั่งซื้อบางคนเริ่มที่จะได้รับกลับเนื่องจากคุณภาพและลูกค้าบางคนเริ่มลังเลที่จะได้รับจากการซื้อสินค้าที่เขาได้เก็บไว้ในคลังสินค้า ปริศนาที่คาร์ลอกำลังเผชิญเพื่อลดความเสี่ยงชื่อเสียงของเขาในคุณภาพของผลิตภัณฑ์ของเขาคือการตัดสินใจอย่างใดอย่างหนึ่งที่จะหยุดการดำเนินการสินค้าคงคลังและการกลับไปขายค้างส่งอย่างเดียวหรือจำเป็นเปลี่ยนวิธีที่เขาจัดการสินค้าคงคลัง เขาเพื่อให้บรรลุนี้: มีการหาวิธีที่จะคาดการณ์ยอดขายของผลิตภัณฑ์ที่เฉพาะเจาะจงที่จะช่วยให้เขาซื้อเพียงปริมาณที่เหมาะสมของสินค้าคงคลัง จำเป็นต้องมีสินค้าคงคลังแบบ real-time รายงานไปยังเคยรู้ว่าสิ่งที่มีอยู่และวิธีการรับยาวนั่งอยู่ที่นั่นเพื่อให้แน่ใจว่าพนักงานขายที่มุ่งเน้นเกี่ยวกับการย้ายครั้งแรกที่เหล่านั้น ความเร็วที่เพิ่มขึ้นเพื่อตอบสนองการขายได้เร็วขึ้น ความสามารถในการควบคุมสินค้าคงคลังที่ลูกค้ารายย่อยที่มีขนาดเล็กของเขาถูกขอให้ส่งสินค้าฝากขาย "เราต้องการที่จะเปิดสินค้าคงคลังของเราได้เร็วกว่าคนของเรา" เจมส์ Sinegal ผู้ร่วมก่อตั้งและอดีตซีอีโอของ Costco ดังนั้นเป้าหมายได้ชัดเจน แต่ความท้าทายคือค่าใช้จ่ายสูงที่อาจเกิดขึ้นของระบบสินค้าคงคลังที่มีความซับซ้อนการเรียนรู้โค้งของระบบใหม่ค่าใช้จ่ายในการฝึกอบรมและใหม่ที่มีศักยภาพสูงและการสูญเสียที่อาจเกิดขึ้นจากการควบคุมโดยการให้ระบบคู่มือปัจจุบัน คาร์ลอเริ่มต้นในการทำวิจัยที่จะใช้ระบบเดียวกับที่เขาใช้ในงานเก่าของเขาที่พวกเขากำลังจัดการสิบเท่าของปริมาณการขายและการมีสองเท่าของมูลค่าของสินค้าคงคลังให้กับผู้จัดการ แต่นี้เป็นหนึ่งในระบบที่ใช้เวลาหกเดือนในการดำเนินการและอีกหกเดือนจะมีต้นแบบพนักงาน; และการสนับสนุนที่ถูก จำกัด มากในการให้คำปรึกษาที่เฉพาะเจาะจงมาก ตอนนี้ความฝันที่ถูกทำลายที่ค่าใช้จ่ายทั้งหมดของระบบได้มากกว่าร้อยพันดอลลาร์ ดังนั้นแนบเนียนเขาจำเป็นต้องแก้ปัญหาที่จะดำเนินการในเวลาที่น้อยกว่าเดือนที่มีการเรียนรู้โค้งสั้น ๆ เช่นโปรปัจจุบันของเขา QuickBooks ถูกนำมาใช้ในการประมวลผลการขายและการดำเนินการกระทบยอดธนาคารและสุดท้ายเขาต้องการที่จะได้รับการสนับสนุนที่เป็นที่เข้าถึงได้มากจาก ผู้ผลิตเอกสารและนักบัญชี / ที่ปรึกษาที่เข้าใจมัน ในเดือนกันยายนของปี 2012 เขารับการตรวจสอบการนำเสนอไม่กี่จากที่ปรึกษาที่มุ่งเน้นไปที่การทำงานร่วมกับ "ขนาดกลาง" ธุรกิจที่นำเสนอการแก้ปัญหาภายใต้หมื่นดอลลาร์สำหรับซอฟแวร์การดำเนินงานและ training8230; และไปกับ QuickBooks องค์กรที่มีสินค้าคงคลังขั้นสูง เขาเลือกวิธีนี้เพราะคุณสมบัติดังต่อไปนี้เพื่อรองรับความต้องการโดยรวมของเขา: สะดวกในการใช้ . เส้นโค้งการเรียนรู้เป็นที่ค่อนข้างสั้นเพราะส่วนใหญ่แล้วทีมงานได้ทำงานร่วมกับ QuickBooks Pro ในอดีตที่ผ่านมาในการทำประมาณการและใบแจ้งหนี้ ผู้ชำระบัญชีของ บริษัท ที่ชอบความสามารถในการยังคงสามารถที่จะดาวน์โหลดการทำธุรกรรมจากธนาคารที่จะคืนดีธนาคาร ควบคุมผู้ใช้และมีความยืดหยุ่น เขาก็สามารถที่จะเริ่มต้นด้วยผู้ใช้ 5 คนและมีความยืดหยุ่นในการอัพเกรดได้ถึง 30 ผู้ใช้ บุคลากรทุกคนรวมทั้งเจ้าหน้าที่ผู้ดูแลระบบส่วนบุคคลคลังสินค้าและคนขายที่เดินทางทุกคนมีการเข้าถึงระบบ และคาร์ลก็สามารถที่จะควบคุมสิ่งที่ผู้ใช้จะได้รับอนุญาตให้ทำซึ่งฟังก์ชั่นที่เฉพาะเจาะจงและมีการตรวจสอบเส้นทางของการทำงานทั้งหมดจะถูกทำ ขนาดฐานข้อมูล รายชื่อของซิการ์อันเลื่องชื่อที่รู้จักกันเป็นกว่า 500 และแต่ละยี่ห้อมีค่าเฉลี่ยของ 100 ชนิดที่แตกต่างกันของซิการ์เมื่อคุณนับขนาดแตกต่างกันรูปแบบไวน์ ฯลฯ องค์กร QuickBooks ก็สามารถที่จะจัดการกับ 50,000 รายการโดยไม่มีปัญหาใด ๆ การสนับสนุน: ที่มีกว่า 55,000 ที่ปรึกษาได้รับการรับรองในสหรัฐอเมริกาเพื่อให้เขามีความเชื่อมั่นว่าจะมีความช่วยเหลือในกรณีที่จำเป็น และสอบบัญชีรับอนุญาตของ บริษัท ฯ ก็สามารถที่จะยังคงได้รับไฟล์ QuickBooks ที่จะนำเข้าซอฟต์แวร์ภาษีของพวกเขา แต่ที่เขาจริงๆเห็นประโยชน์เป็นเกี่ยวกับคุณสมบัติการจัดการสินค้าคงคลังระบบสินค้าคงคลังปรับรุ่นนี้มีให้: Auto-PO เขาว่ามีความสามารถที่จะมีระบบแนะนำสิ่งที่จะซื้อผลิตภัณฑ์ที่ขึ้นอยู่กับจำนวนเงินขั้นต่ำที่เขาต้องการที่จะได้จากยอดขายที่คาดการณ์ไว้ ซื้อในปริมาณที่เหมาะสมของสินค้าคงคลังได้รับอนุญาตให้ใช้ประโยชน์มากขึ้น "ต้องมันตอนนี้" ยอดขายในขณะที่ลดความเสี่ยงของการเน่าเสีย สแกนบาร์โค้ด: สินค้าคงคลังสมาชิกในทีมมีการ จำกัด การเข้าถึงองค์กร QuickBooks แต่ยังคงที่ที่ได้รับอนุญาตให้ได้รับสินค้าคงคลังทันทีที่สินค้ามาผ่านประตูคลังสินค้าโดยทันทีสแกน และนับวงจรรายสัปดาห์ที่สำเร็จก่อนที่จะเป็นเหตุการณ์วันหยุดสุดสัปดาห์และ บริษัท เดียวที่สามารถที่จะทำเช่นนี้หนึ่งครั้งต่อเดือน สินค้าคงคลังตอนนี้ใกล้ชิดกับเวลาจริงและพนักงานขายที่สามารถนำเสนอสินค้าคงคลังที่มีเพียงโดยดูที่ระบบ จำนวนมากตรึงและ FIFO สินค้าคงคลังต้นทุน: ในทางตรงกันข้ามกับระบบอื่น ๆ ที่ใช้ QuickBooks องค์กรติดตามค่าใช้จ่ายสินค้าคงคลังประวัติศาสตร์ผ่านครั้งแรกในออกมาเป็นครั้งแรกซึ่งสอดคล้องกับปรัชญาเพื่อให้แน่ใจว่าผลิตภัณฑ์ที่มีอายุมากกว่าถูกขายครั้งแรกเพื่อเพิ่มความสดเฉลี่ย ของซิการ์ในสต็อก สถานที่หลายสินค้าคงคลัง: ตอนนี้เขาก็สามารถที่จะติดตามสินค้าคงคลังของตัวเองในคลังสินค้าบวกสินค้าคงคลังที่ร้านค้าปลีกทุกเขากำลังจะส่งไปฝากขาย ที่ตั้งถังติดตาม: จะสามารถได้อย่างรวดเร็วเก็บรับและนับสินค้าคงคลัง; มีความจำเป็นที่จะกำหนดให้ถังขยะที่เฉพาะเจาะจงหรือชั้นวางที่จะตั้งอยู่ภายในคลังสินค้าและ QuickBooks องค์กรมีความสามารถที่จะทำเช่นนั้น สินค้าคงคลังแนบรูปภาพ: เขาใช้จะมีสองฐานข้อมูลสินค้าคงคลังหนึ่งที่ถูกเก็บไว้ใน QuickBooks และคนที่เขามีกับภาพทั้งหมดของผลิตภัณฑ์และมันก็มักจะยุ่งยากเพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขาทั้งสองจับคู่ กับ QuickBooks องค์กรเขาก็สามารถที่จะมีภาพของแต่ละผลิตภัณฑ์ในการโหลดระบบและทำให้มันง่ายขึ้นมากสำหรับพนักงานขายที่จะระบุหรือชี้แจงผลิตภัณฑ์ที่ลูกค้าร้องขอ นอกจากนี้พวกเขาก็สามารถที่จะแนบใบรับรองความถูกต้องให้กับผลิตภัณฑ์ที่เฉพาะเจาะจงและการทำธุรกรรมในการติดตามการสั่งซื้อของลูกค้ามากเป็นพิเศษบางอย่างที่ทำ ค้นหาได้เร็วขึ้นและการคัดเลือกของรายการ: ที่มีมากกว่า 50,000 รายการและการเปลี่ยนแปลงเล็ก ๆ น้อย ๆ ที่จะเป็นส่วนหนึ่งของชื่อ / จำนวนก็จะสะดวกมากที่จะสามารถที่จะค้นหาภายในผลิตภัณฑ์, คำอธิบาย, หรือสาขาที่กำหนดเองเพื่อหารายการที่ถูกต้อง